РЕШЕНИЯ :

 

 

 

ФУНКЦИИ / УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ

В деятельности любого предприятия существуют задачи, которые не являются для компании типовыми и которые требуют сложного взаимодействия различных подразделений компании и состоят при этом из последовательности этапов. Это проекты.

Проекты можно разделить на внешние и внутренние.

Примеры внутренних проектов:

• Внедрение новой информационной системы в компании
• Подготовка к крупной выставке
• Разработка нового типа продукта

• Маркетинговое исследование

Внешние проекты это, как правило, оказание услуг по договору:

• Монтаж СКС

• Поставка и установка оборудования заказчику

• Постройка котельной

• Постройка дома

• Создание сайта и т.д.

В рамках проекта всегда необходимо уравновесить 3 составляющие

• Цена

• Сроки

• Качество

и построить эффективное взаимодействие между участниками проекта (а это, как правило, люди из различных подразделений компании).

Чем может помочь система ELMA?

Управление проектом - это задача Менеджера проекта. Никакая компьютерная система не сможет заменить его.

Но компьютерная система может стать для него помощником и обеспечивать единое информационное пространство для решения рутинных задач, что бы у менеджера проекта оставалось больше времени на решение творческих задач.

Система ELMA позволяет облегчить управление проектом по следующим направлениям:

• Управление содержанием проекта
• Управление сроками проекта
• Управление стоимостью проекта
• Управление человеческими ресурсами проекта
• Управление коммуникациями проекта
• Управление рисками проекта

Как это реализовано в системе ELMA?

Согласование проекта

Первым шагом является создание Черновика проекта. В черновике содержится вся информация по проекту.

Далее проект должен быть утвержден. Процедура утверждения проекта специфична в каждой компании, поэтому система ELMA позволяет описать процедуру утверждения проекта с помощью механизма бизнес-процессов.

Карточка проекта

После создания и утверждения проекта, всем участникам проекта становится доступна Карточка проекта.

В карточке проекта доступны следующие разделы:

• Общая информация. Содержит общую информацию по проекту
• Общий план. Содержит календарный план проекта в выделенными ключевыми точками(Milestone)
• Комментарии. Позволяют формировать базу знаний по проекту, чтобы все его участники были в курсе важных событий
• Бюджет проекта. Позволяет вести бюджет доходов и расходов в разрезе Плановых и Фактических значений
• Документы. Позволяет вести общую базу документов по проекту с разграничением прав доступа и ведением истории версий документов.
• Риски. Позволяет управлять рисками
• Участники проекта. Позволяет четко разграничить зоны ответственности между участниками проекта. По умолчанию в системе предусмотрены 4 типа участников: Менеджер проекта, Кураторы проекта, Участники проекта и Информируемые.
• Взаимоотношения. Позволяет фиксировать и планировать встречи, звонки, письма в рамках проекта
  
  

Каждый из разделов на карточке проекта содержит наиболее важную информацию из раздела. Для получения детальной информации по разделу пользователю достаточно кликнуть на шапке раздела.

Участники проекта должны владеть информацией на 100%

Основная задача системы Управления проектами - обеспечить легкий и быстрый доступ к проектной информации. Одна из существенных сложностей при выполнении данной задачи - это правильно проинформировать участников проекта об изменениях в проекте.

Для решения этой задачи в системе ELMA создан механизм оповещения об изменениях в проекте.

Календарный план

Календарный план проекта содержит фазы, задачи и ключевые точки проекта. Задачи могут выполняться параллельно, могут зависеть друг от друга.

Для каждой задачи в системе указан ответственный за ее выполнение.

Календарный план проекта удобно составлять в системе Microsoft Project. В системе ELMA предусмотрена возможность импорта календарного плана проекта из файлов MS Project.

Система ELMA позволяет указать в календарном плане проекта ряд ключевых точек.

Ключевая точка (Milestone) - это элемент плана проекта, который обозначает завершение некой части проекта и обычно отмечается отдельно для того, что бы подчеркнуть, что к этой дате должны быть достигнуты определенные результаты. Механизм ключевых точек позволяет выделить важные даты из большого количества рутинных этапов проекта.

Если проект внешний, то, как правило, заказчик ждет какого-то результата к моменту достижения ключевой точки проекта. Поэтому в системе ELMA предусмотрена специальная форма, где все ключевые точки отсортированы по датам. Наличие данного интерфейса позволяет управленцу на одной форме просмотреть все важные даты по всем проектам, где он участвует или является куратором.

Контроль исполнения этапов проекта

Задача в рамках проекта назначается на исполнителя и появляется у него в списке задач. Когда исполнитель приступает к решению задачи, он делает отметку в системе о том, что работа начата.

В процессе работы он может редактировать процент выполнения работ по задаче.

После завершения работы исполнитель должен поставить отметку о завершении работы.

Таким образом, система ELMA позволяет менеджеру контролировать ход проекта и всегда видеть актуальное состояние дел в проекте. Завершенные задачи показываются как зачеркнутые, задачи, по которым есть опоздание - красным, задачи, над которыми ведется работа - зеленым и проставляется процент завершения работ.

Управление Бюджетом проекта

В рамках управления бюджетом проекта реализовано управление доходами и расходами проекта - как плановыми, так и фактическими значениями.

Шаблоны проектов

В системе ELMA можно создавать Шаблоны проектов - это позволяет ускорить процесс регистрации типовых проектов компании.

Звонки, встречи, переписка, поручения в рамках проекта

Система ELMA позволяет планировать и фиксировать звонки, встречи, переписку в рамках проекта.

Также система позволяет создавать и контролировать исполнение поручений по проекту.

Мы будем рады ответить на Ваши вопросы по телефону в Москве 649 8806 или по электронной почте .