ФУНКЦИИ / ЗАДАЧИ И РАСПОРЯЖЕНИЯ
Система ELMA содержит модуль "Задачи", который позволяет пользователям системы назначать задачи своим коллегам, выполнять задачи и отслеживать их выполнение.
Создание поручений
Зачастую руководителю или любому другому сотруднику необходимо назначить задачу своему подчиненному или коллеге. Примером такой задачи может быть подготовка необходимых документов к очередному совещанию. В некоторых случаях, в особенности при большом объеме работ, исполнители забывают о поручениях, данных им в устной форме. Для таких ситуаций в системе ELMA предусмотрен механизм назначения поручений.
При создании поручения пользователь указывает исполнителя данного поручения и сроки выполнения. Кроме того, имеется возможность указать необходимость контроля исполнения поручения, а также возможность переназначения данного другому сотруднику (см. ниже).
Таким образом, пользователи получают удобный инструмент для назначения любого рода задач своим коллегам, избавляясь от необходимости оставления друг другу устных поручений, записок на рабочих столах и наклеивания стикеров на мониторах в качестве напоминания.
Исполнение поручений
После создания поручения пользователь, которому оно назначено, видит его в списке своих задач. Затем пользователь ставит отметку о том, что поручение выполнено, либо о том, что выполнить данное поручение не представляется возможным. Кроме того, имеется возможность оставить комментарий к данному поручению, указав результаты выполнения либо причины его невыполнения.
Таким образом, информация о назначенных задачах и результатах их выполнения четко фиксируется в системе и в дальнейшем может быть проанализирована руководством предприятия.
Переназначение поручений
В некоторых случаях сотрудник не знает, кому точно назначить задачу. Для таких ситуаций в системе ELMA предусмотрен механизм переназначения поручений. Примером может служить назначение директором предприятия поручения одному из руководителей отделов, который уже в дальнейшем самостоятельно переназначает его своему подчиненному.
Механизм переназначения предельно прост: после получения поручения, пользователь выбирает другого пользователя, которому он собирается переназначить данное поручение.
Контроль исполнения поручений
Любое созданное поручение должно быть выполнено или по нему должно быть принято соответствующее решение. Для того, чтобы поручения не терялись у исполнителей, в системе ELMA предусмотрен механизм контроля их исполнения. Пользователь, создавший поручение, может поставить его на контроль, и система будет информировать его о ходе выполнения данного поручения.
Таким образом, с помощью механизма контроля поручений, снижается вероятность потери заданий, и, как следствие, - их неисполнения.
Мой отдел
Руководитель подразделения имеет возможность просматривать задачи своих подчинённых, что позволяет видеть полную картину о том, как выполняются задания в подразделении и заниматься планирование загрузки своих подчиненных.
Периодические задачи
Часто бывает необходимо, чтобы система автоматически ставила задачи каждую неделю, месяц или может быть каждый день.
Например, руководитель подразделения может каждую неделю запрашивать отчет от своих сотрудников. При этом особенно на первых этапах, встает задача контроля своевременности предоставления отчета. В этом как раз могут помочь периодические задачи.
Мы
будем рады ответить на Ваши вопросы по телефону в Москве 649
8806 или по электронной почте 
.
