КАК ДОБИТЬСЯ ОЖИДАЕМОГО ЭФФЕКТА ОТ ИТ ?
ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ БИЗНЕС НЕДОВОЛЕН ВНЕДРЁННОЙ СИСТЕМОЙ ?
Не секрет, что в современном Бизнесе информационные технологии – это залог успеха. Но часто дорогостоящие проекты по внедрению ИТ-систем не приносят желаемого результата – бизнес-процессы только усложняются и дублируются, издержки и сроки работ увеличиваются, производительность труда снижается, у людей возникает недоверие и недовольство по отношению к ИТ.
В таких случаях информационные системы становятся лишь модными дорогими игрушками, которые мало чем помогают Бизнесу, а иногда и тормозят его развитие. Статистика показывает, что меньше половины проектов по внедрению ИТ-решений можно считать успешными (а в случае с ERP-системами – меньше трети !). При этом только в одном случае из пяти проблемы выявляются в рамках проекта и компании-поставщику предъявляются обоснованные претензии.
Если же заказчик не успевает выявить проблемы внедрения (а это происходит почти в половине случаев), их приходится решать уже самому заказчику (на этапе когда деньги уже заплачены, а полученный результат – неудовлетворительный).
Можно ли избежать таких печальных результатов? И возможно ли их исправить, если не удалось предотвратить?
Мы говорим - ДА, ЭТО ВОЗМОЖНО !
КАК ИСПРАВИТЬ НЕУДАЧНЫЙ ИТ-ПРОЕКТ
Пакет ИТог от компании БИЗНЕС-ТАЛИСМАН позволяет провести экспертизу качества планирования и внедрения ИТ-решений с целью гарантированного достижения требуемых результатов.
Теперь возможно как избежать неудовлетворительного результата при внедрении ИТ-решений, так и исправить подобную ситуацию «задним числом» - и уже после завершения проекта внедрения все же добиться запланированных результатов.
Для обеспечения оптимального эффекта от внедрения ИТ, мы предлагаем сделать следующее:
1. ДО ПРОЕКТА:
ПРАВИЛЬНО ОПРЕДЕЛИТЬ ТРЕБОВАНИЯ БИЗНЕСА К ИТ
Для адекватного выбора ИТ-решения и внедряющей компании, необходимо определить, что же действительно нужно Бизнесу. Для этой цели надо осуществить анализ требований к ИТ-решениям со стороны бизнес-подразделений и ключевых пользователей, выявить потенциальные риски на уровне бизнес-процессов и ИТ-инфраструктуры, формализовать полный пакет бизнес-требований к ИТ в виде детального технического задания (ТЗ), либо в виде структурированного аналитического отчёта.
2. ВО ВРЕМЯ ПРОЕКТА:
ОБЕСПЕЧИТЬ НЕЗАВИСИМЫЙ КОНТРОЛЬ КАЧЕСТВА ВНЕДРЕНИЯ ИТ
Обычно на проектах внедрения существует формальный контроль хода работ представителями Заказчика. Однако, на практике, они не имеют ни времени, ни физической возможности следить за ходом всех проектных работ. В этой связи предлагается привлечь независимую экспертную группу на проект внедрения, которая смогла бы контролировать компанию-поставщика на предмет выявления и соблюдения всех требований к внедряемому решению на уровне реализуемого функционала решения и внедряемых бизнес-процессов (экспертиза качества внедрения). В противном случае, детальное соблюдение всех требований остаётся на совести поставщика, возникшее несоответствие может выявиться уже после подписания актов сдачи-приёмки работ.
3. ПОСЛЕ ПРОЕКТА:
ПРОАНАЛИЗИРОВАТЬ И ДОРАБОТАТЬ РЕЗУЛЬТАТЫ ВНЕДРЕНИЯ
Если после проекта внедрения начинает возникать недовольство работой внедрённой системы, необходим пост-проектный анализ эффективности системы. Дело в том, что причины неэффективности могут крыться в различных областях: бизнес-процессы, функционал ИТ-систем, квалификация пользователей, компоненты ИТ-инфраструктуры и даже в самой стратегии развития бизнеса. Поэтому необходимо осуществить комплексный анализ для выявления реальных причин неэффективности и разработки рекомендаций по их устранению.
По идее, внедряющая компания должна тщательно анализировать Бизнес на этапе внедрения. Однако, на практике, аудит часто проводится формально и поверхностно, с целью того, чтобы требования будущих пользователей не мешали выполнить максимально «стандартное» внедрение. Заказчик также зачастую не имеет возможности контролировать результаты данного этапа проекта, и вынужден полностью довериться внедряющей компании, принимая результаты аудита принимаются на веру.
Для исправления ситуации следует провести детальный комплексный анализ Бизнеса, выявив причины неэффективности и разработав ряд рекомендаций по повышению ценности результатов внедрения для Бизнеса. В результате Заказчиком могут быть запущены программы обучения для повышения уровня квалификации ключевых пользователей, внедрены дополнительные («корректирующие») бизнес-процессы, налажены информационные потоки и т.п.
Сегодня многие заказчики начинают осознавать важность первого шага (формализация бизнес-требований к ИТ). Однако до сих пор недооценивается важность внешнего контроля качества на проектах внедрения. Как результат – многие компании не находят ничего лучшего, как организовывать повторные, дублирующие проекты внедрения, которые также не всегда гарантируют достижение желаемых результатов.
В то же время, можно исправить ситуацию значительно быстрее и дешевле, воспользовавшись услугами по независимому контролю качества внедрения на проекте и доработке уже внедрённых решений под потребности бизнеса. Это позволяет получить желаемый эффект от внедрения.
ПРИМЕРЫ ПРИМЕНЕНИЯ ПАКЕТА ИТог:
Услуги могут быть востребованы как для Заказчика (контроль качества на проекте), так и для Исполнителя (прохождение независимой экспертизы качества как получение гарантии качества предоставляемых услуг и дополнительных конкурентных преимуществ).
Пример 1. Пришедший в компанию ИТ-директор после исследования бизнес-процессов и анализа предложений на рынке запустил проект внедрения ERP-системы, компания потратила на внедрение большие деньги и год внедряла новое ПО. Пришло время отчитываться, но внутри компании многие недовольны новой системой (основные доводы – медленно работает, работать приходится больше и трудно осваивать). Понимая, что с одной стороны одному ему с пользователями-ретроградами не справиться, а с другой зная, что внедрение системы необходимо компании для ее дальнейшего развития, ИТ-директор на оставшиеся деньги решает привлечь компанию - независимого эксперта для аудита внедрения. Эксперт подтвердил соответствие решения функциональным требованиям и лучшим отраслевым стандартам, дал рекомендации по повышению производительности ИТ-инфраструктуры (что не учел поставщик решения) и по изменению негативного восприятия ИТ для пользователей. После проведения ряда рекомендованных действий по наращиванию ресурсов ИТ-инфраструктуры, проведения дополнительного обучения и других HR-мероприятий ситуация изменилась к лучшему.
Пример 2. Генеральный директор заподозрил, что ИТ-директор плохо справляется со своими обязанностями и слишком часто выбивает дополнительные деньги на латание дыр для поддержки имеющихся ИТ-систем, а также не укладывается в установленные бюджетные рамки для новых проектов, списывая это на нерадивых подрядчиков. Пригласив независимых экспертов, он дал им поручение провести независимую экспертизу текущего проекта, а также двух завершенных. В ходе аудита выяснялось, что
проекты были организованы крайне неэффективно, результаты проектов во многом требовали доработки и коррекции. Проект, который внедрялся, был на грани срыва, но благодаря вмешательству независимых экспертов удалось сделать его, лишь сорвав сроки на 2 недели. После смены ИТ-директора, экспертная группа совместно с новым руководством ИТ-департамента выработала пути решения текущих и мер по предотвращению будущих проблем в ИТ.
Пример 3. В процессе выбора подрядчика на проект
компания-поставщик предложила использовать дополнительную независимую
экспертизу качества как гарантию выполнения целей и задач проекта,
и включить ее в рамки проекта, лишь немного увеличив бюджет. Это
предложение было воспринято заказчиком с одобрением, и таким образом
на одном проекте оказались две консалтинговые компании со стороны
подрядчика – непосредственный исполнитель проекта и эксперт-контроллер.
Компания-эксперт контролировала сроки и результаты выполнения
проектных задач, предоставляла все данные о ходе проекта заказчику,
осуществляла контроль над соблюдением требований и соответствием
выбранной методологии ведения проекта, а также давала компании-исполнителю
рекомендации по повышению эффективности управления проектом. С
непосредственного исполнителя в такой схеме работ снималась часть
задач по управлению проектом (отчетность, контроль требований
и соответствия законодательству и отраслевым стандартам), за счет
упорядоченной организации труда и дополнительного контроля производительности
работы сотрудников он мог более гибко планировать и распределять
свои ресурсы в ходе проекта. Заказчик также снимал с себя часть
задач по работе в рамках проекта, специалисты тратили меньше времени
на взаимодействие с проектной командой, связанное с отрывом от
производственной деятельности. За счет такой организации проектных
работ, проект был выполнен на 3 недели раньше намеченного срока
с успешным выполнением всех заданных проектных результатов.
ПАКЕТ ВКЛЮЧАЕТ СЛЕДУЮЩИЕ УСЛУГИ:
ЧТО В ИТОГЕ ?
ИТог – УСПЕШНЫЙ ИТ-ПРОЕКТ И ДОВОЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК !
ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ :
Мы будем рады ответить на Ваши вопросы по телефону в Москве (499) 6776721 или по электронной почте 
.
