• Введение
• Экспресс-анализ электронной бухгалтерской базы данных
• Тест-анализ бухгалтерской базы
• Инвентаризация первичных учетных документов
• Технология "Инспектор"
• Подготовка бухгалтерской баз
• Конфиденциальность
• Стоимость услуг

 

Инвентаризация бухгалтерских учетных документов

 

При аудиторских и налоговых проверках аналогичная услуга обычно называется «Сплошная документальная проверка».
Часто основной причиной начисления значительных штрафов и пени является элементарное отсутствие первичных учетных документов, на основании которых выполнены проводки. На своем опыте мы убедились, что наиболее простым, наглядным и надежным способом убедиться в том, что бухгалтерская проводка подкреплена соответствующим учетным документом, является увидеть изображение учетного документа одновременно с проводкой.
Применяемая нами технология является промышленной и не требует привлечения высококвалифицированного персонала. Она состоит из 3-х основных этапов, которые могут выполняться параллельно:
1. Сканирование первичных документов. Для обработки 5 – 10 тыс.документов силами одного оператора требуется 3 – 5 дней;
2. Разнесение изображений по видам документов. Производительность труда на этом этапе составляет примерно 1,5 - 2,0 тыс.документов в день для одного оператора;
3. Связывание проводок с изображениями соответствующих первичных документов. Производительность труда при выполнении этого этапа составляет в среднем 500 - 700 документов в день для одного оператора.
Таким образом, от Заказчика мы получаем электронную базу данных бухгалтерских проводок и папки с первичными документами, а в качестве результата передаем детальные аналитические отчеты, а также результирующую бухгалтерскую базу данных Заказчика в формате «ИНСПЕКТОР». В этой базе данных проводки связаны с изображениями соответствующих учетных документов. Изображения этих документов отображаются автоматически при перемещении по проводкам. Важной особенностью нашей услуги является то, что мы проводим сплошное сканирование всех первичных документов, переданных нам Заказчиком, и формируем базу данных этих изображений. Эту базу данных мы также передаем Заказчику в качестве результата выполнения нашей услуги.
Полученные от нас аналитические отчеты содержат перечни проводок, подкрепленных и не подкрепленных учетными документами, а также перечни учетных документов, для которых не выявлены соответствующие проводки.
Заказчик имеет возможность наглядно убедиться в том, какие проводки подкреплены учетными документами, а какие – не подкреплены:
* Если проводка подкреплена соответствующим учетным документом, то изображение этого документа автоматически отображается одновременно с проводкой;
* Если проводка не подкреплена учетным документом, то можно убедиться в том, что соответствующий документ нам не передан. Для этого надо попытаться найти соответствующий документ в базе данных изображений переданных нам документов. Если изображение нужного документа все же будет найдено, то можно тут же связать это изображения с соответствующей проводкой и тем самым устранить допущенную при инвентаризации документов ошибку.
Мы можем передать результаты связывания проводок с изображениями документов не только в формате «ИНСПЕКТОР», но также перенести связи проводок с изображениями в исходную бухгалтерскую базу данных Заказчика. Очевидно, что для этого необходимо, чтобы в формате проводок в этой базе была предусмотрена связь проводок с изображениями. Например, в программе «1С» версии 8.0 и 8.1 такая возможность имеется.
По желанию Заказчика в целях минимизации стоимости нашей услуги мы можем провести не сплошную, а выборочную инвентаризацию учетных документов. Выборочная инвентаризация может проводиться с учетом минимальной суммы учетного документа, диапазона дат или перечня контрагентов, которые должны учитываться при инвентаризации документов. Как правило, с Заказчиком согласовывается перечень видов учетных документов, по которым будет проводиться инвентаризация. Например, может быть принято решение провести сплошную инвентаризацию учетных документов по движению денежных средств на счетах в банках, по учету уплаченного поставщикам НДС, по реализации готовой продукции, по учету сырья и материалов и т.п.
Как правило, инвентаризация первичных учетных документов выявляет необходимость восстановления утраченных документов. Иногда количество утраченных документов измеряется сотнями и тысячами. В таких случаях мы можем помочь Заказчику выбрать оптимальную стратегию восстановления утраченных документов. Цель такой стратегии – свести к минимуму затраты (т.е. количество восстановленных документов) при максимуме полученного результата (итоговый оборот восстановленных документов).
Для выбора оптимальной стратегии необходимо выполнить специфичные аналитические расчеты с учетом фильтра «Учитывать только проводки, не подкрепленные учетными документами». Такие расчеты можно выполнять в передаваемой Заказчику результирующей бухгалтерской базе. В результате, например, из нескольких сотен поставщиков, по которым выявлена некомплектность документов, могут быть выделены пять, которые дают 70% от общего оборота, не подкрепленного учетными документами. Количество документов, которые необходимо восстановить по этим поставщикам, может составлять лишь несколько десятков из общего количества в нескольких тысяч проводок, не подкрепленных учетными документами. Правильный выбор стратегии позволяет в десятки раз сократить затраты и сроки на восстановление утраченных документов.

Вверх

Мы будем рады ответить на Ваши вопросы по телефону в Москве 649 8806 или по электронной почте .